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用友通業務管理解決方案
發布人:admin 時間 2008-10-17 20:01:12

從某種程度上講,小企業比大企業更為關注業務過程的跟蹤管理,因為,對于大多數小企業而言,奮斗的目標首先是能在激烈的競爭中生存下去,然后才是發展,而業務活動的是否流暢順利的開展,是關系到小企業生存的根本。本文所談到的業務,主要是指進銷存業務。

     進銷存業務處于企業整個價值鏈的兩端,企業如何能在采購環節盡量壓縮采購成本,在銷售環節盡可能的多獲取收益,是每個企業老板都在思考的問題……
  • 成批從國外采購多種精密元器件,運費成本占了相當大的比重,老板想知道運費分攤到每個零件上的成本是多少?不包含運費的采購成本又是多少……
  • 貨物是交給商家代銷的,每月底才對一次賬,開一次發票,平時想要及時統計出一共發出了多少貨,開出了多少發票,收到了多少貨款……
  • 小企業人員規范管理難度大,最怕的是家賊難防,如果打單員在開票的時候有意將銷售價格寫錯,企業的損失可就大了……
  • 業務核算與財務核算一直以來都沒對上過賬,往往是一批貨到了之后,由于發票還沒有到,就不會通知財務,甚至有時候發票沒到的貨都已經銷售出去了,財務還不知道……
  • 下采購訂單的時候風險很大,首先要搞清楚現有的庫存數量就比較難,到底一次該定多少貨呢……
  • 接了訂單,準備開始生產了,突然發現某種關鍵的原材料缺貨……
     繁此種種,是很多小企業的業務人員感到頭痛的問題,一方面,隨著小企業業務的快速發展,準確的掌握庫存信息,銷售數據已經成為小企業的迫切需要,而另一方面,由于小企業自身在資金、技術、人才領域的制約,廣大小企業的信息化比例還相當低,幫助小企業快速實現進銷存管理信息化,真正做到管好業務,理好財已經成為一個越來越急迫問題。
     2005228,中國最大的管理軟件、ERP軟件和財務軟件供應商用友軟件股份公司在京宣布面向小企業的業務戰略部署:成立小型管理軟件事業部,以用友通系列產品,完全分銷的渠道伙伴網絡,全國集中的客戶服務系統,致力于滿足小企業管理信息化的需求,以全新的商業模式打造小型企業管理軟件新標準。其中,業務通產品是用友通系列產品中的重點產品,是在總結用友公司近40萬成功客戶應用經驗的基礎上,面向廣大小企業的進銷存管理特征量身定做的一款精細化業務管理軟件,為小企業進銷存業務管理提供完善的解決方案。
用友通系列產品總體應用架構
用友通系列之業務管理解決方案
業務通產品是用友通系列產品中的重要產品,包含采購管理、銷售管理、庫存管理、核算等組成部分,涵蓋了小企業進銷存管理領域的全部業務需求,簡單易用,可以幫助小企業快速實現進銷存信息化管理,為小企業實現管好業務,理好財的目標提供完美解決方案。
一、業務通產品核算流程
采購處理流程
銷售處理流程
庫存處理流程
核算處理流程
二、業務通產品主要功能
業務通產品適用行業廣泛,適用于各類工業企業和商業批發企業以及醫藥、物資供銷、對外貿易、圖書發行等商品流通企業的進銷存管理部門和進銷存核算的財務部門。
業務通模塊既可獨立運行,也可與財務通一起使用,形成財務與購銷存業務一體化的解決方案。主要功能包括:
  • 采購管理:提供采購業務處理,可以追蹤存貨的出庫信息,把握存貨的暢滯信息,從而減少盲目采購,避免庫存積壓;集成了應付款管理功能,可以追蹤采購業務的付款情況,及時交款以取得合理折扣和商業信譽;
  • 銷售管理部分提供銷售業務處理,并可處理退銷業務、增值稅核算等業務;
  • 庫存管理部分提供對存貨的收發存、盤點、領退料、產成品入庫、調撥、暫估入庫等業務處理;
  • 核算部分提供了移動平均法、加權平均法、先進先出法、后進先出法、計劃成本法等多種存貨計價方法。通過向導方式,可自動計算存貨成本并生成記賬憑證,快捷方便。同時存貨項目按科目歸類反映,結構清晰。
  • 報表查詢部分提供了豐富的業務報表供查詢。包括:采購、銷售、庫存的各類匯總、明細、分類表、存貨收發單據匯總表;現存量查詢表等。方便用戶及時掌握業務經營狀況。
  • 生成憑證:通過核算模塊,日常各類購銷存業務可通過自定義憑證模板自動生成記賬憑證,大大減輕財務人員勞動強度。
采購管理主要功能:
1、采購業務流暢管理
  • 有效解決缺貨與超儲功能:通過存貨分類有效防止存貨積壓。
  • 據拷貝功能:由采購訂單可以參照拷貝直接生成采購入庫單或采購發票。
  • 退貨處理功能:在采購業務活動中,如果發現已入庫的貨物因質量等因素要求退貨,那么對普通采購業務進行退貨單處理。
  • 采購結算實時處理功能:系統提供手工結算、自動結算兩種采購結算方式。同時還對費用折扣進行結算,提供明細的費用結算單查詢功能。
2、完善的供應商管理
  • 完善的供應商檔案管理:通過供應商檔案收集整理供應商的詳細信息,并提供單據錄入的自動參照功能。為企業的采購管理、庫存管理、應付賬管理服務。
  • 供應商往來管理:提供采購付款結算,包括應付充應付、預付沖應付、應付沖應收。
  • 供應商往來帳表實時勾對查詢功能:通過系統提過的多種供應商往來帳表可對供貨情況、采購費用、進貨與開票的對應情況進行快速查詢,同時提供供應商往來對賬功能,隨時了解企業與供應商之間的應付款情況。
3 采購全程跟蹤
  • 采購訂單管理功能:通過系統提供的采購訂單列表,可以對人一時期內的訂單進行系統查詢,并可以對它們進行排序、打印。了解這一時期的訂單總數量、訂單總金額、稅額、計劃到貨日等明細信息。
  • 開票與到貨情況及時反饋:哪些訂單到貨了卻沒有發票;那些訂單發票到了卻未收到貨;系統通過貨到票未到、票到貨未到的明細表和統計表兩種方式,詳細地反映出企業到貨預售票的準確信息,以便與供貨商及時確認。
  • 入庫確認:系統在采購入庫環節直接設有審核功能,方便用戶在填寫采購入庫但是就可以直接確認入庫,提高了工作的效率同時降低了重復錄入的機率。
  • 實時跟蹤訂單執行情況:采購訂單到底執行如何可以通過訂單執行統計表進行查詢,系統會提供詳細的任意正在執行的訂單貨物信息、供應商信息、完成數量與金額、入庫數量與金額、發票信息、累計信息等。
4、豐富的采購業務統計查詢
  • 結算查詢功能:采購結算明細表是根據采購結算單產生的,可以按用戶篩選條件明細列出結算單中各貨物的結算情況。同時反映入庫信息、損耗情況。
  • 在途物資統計功能:在途物資的查詢我們設計了在途貨物余額一覽表。此表是普通采購業務采購發票結算情況的滾動匯總表,用來反映每月各個供貨商的采購發票上的貨物采購發生、采購結算以及未結算的在途貨物情況。
  • 暫估入庫查詢功能:暫估入庫查詢可通過暫估入庫余額一覽表進行。這是普通采購業務采購入庫單結算情況的滾動匯總表,可以反映每月各個供貨商的采購入庫單上的貨物采購發生、采購結算以及未結算的暫估貨物情況。
  • 采購綜合查詢功能:對于采購的查詢,系統提供個性化的查詢條件,可以選擇報表匯總方式(按供應商、按客戶、業務員、存貨或是地區都可以),在查詢條件中可以按供應商分類、存貨分類、日期、供應商范圍、存貨范圍、采購類型、部門、業務員或地區中的某一項或幾項的交叉查詢。綜合反映采購業務。
銷售管理主要功能:
 
1、銷售訂貨方便及時
  • 銷售訂單的受訂、確認和關閉功能:通過銷售訂單的確認和執行明確當期的銷售任務,合理分配企業資源。隨時查詢銷售過程信息,監控銷售過程,提高客戶滿意度。
  • 全面的銷售訂單統計分析:幫助主管按照銷售部門、業務員、產品、地區等多角度的分析當期訂單情況,保障銷售計劃能順利進行。
2、爭取客戶的最佳管理
  • 客戶管理功能:對客戶進行多角度的分類,對客戶信息進行完整統計。提供客戶基本信息,聯系人信息等相關字段。為企業提供集成統一的客戶管理,防止客戶資源流失,提高客戶應用價值。
  • 客戶發貨實時控制功能:銷售發貨單依據銷售訂單自動生成,嚴格執行訂單信息,貨物發放有保證。
  • 客戶價格管理功能:針對重點客戶、不同的銷售業績,有針對性的出臺價格政策。嚴謹的維系用戶。
3、有效的銷售過程監控
  • 信用等級管理:系統可按各個客戶情況進行信用等級控制,規避企業經營風險。
  • 最低售價控制:針對某一商品設定最低售價,執行統一的最低售價政策。同時對最低售價權限進行設定,防止隨意改動。
  • 銷售訂單執行情況分析功能:跟蹤各訂單執行情況,及時發現問題,有針對性的解決問題。
4、應收賬款靈活處理
  • 全面的應收款項賬齡分析功能:銷售主管可通過本表了解某一個客戶的應收款余額的賬齡區間分布情況,加強對客戶應收款的管理。
  • 各種業務款項對沖處理:靈活的業務款項對沖處理,應收沖應收、應收沖預收等理清繁雜的業務往來核銷流程。
5、豐富的銷售數據統計分析
  • 銷售業務分析功能:幫助銷售主管按銷售部門、業務員、客戶等多角度的分析不同時期的銷售構成情況。
  • 銷售成本分析功能:銷售主管可以不同分組條件(分客戶、部門、產品等)在某一期間銷售商品的成本情況。
庫存與核算主要功能
 
1、現存量管理完備細致
  • 現存量跟蹤:在業務單據錄入過程中隨時可以查看出入庫貨物的現存量信息,即方便又快捷。
  • 現存量整理:系統提供了一個整理現存量的功能,如果用戶認為目前的現存量與單據不一致,可通過此功能將現存量調整正確。
  • 現存量控制:是否允許零出庫,系統提供了個性化的自選項目,對于超過現存量的業務會自動提醒用戶進行預警。
  • 現存量查詢:對于所有貨物的現存量查詢同樣可以實現,現存量查詢功能可以按存貨、倉庫列示所有滿足條件的項目的現存量情況。
2、貨物收發存清晰明了
  • 收發存匯總查詢功能:反映各倉庫各存貨各種收發類別的收入、發出及結存情況。系統提供按倉庫進行分頁查詢。一頁顯示一個倉庫的收發存匯總表。所有倉庫的收發存匯總表通過匯總功能查詢。收發存匯總表輸出的內容包括倉庫、存貨、自由項、期初結存數量(件數)、各種入庫類別的入庫數量(件數)、各種出庫類別的出庫數量(件數)、期末結存數量(件數)。
  • 快速反饋存貨結存情況:實時查詢庫存各存貨的最新結存狀況,可查詢各存貨的實際庫存狀況(即實物庫存)及可用量(業務庫存)等信息。
3、存貨盤點及時輕松
  • 盤點業務及時處理:存貨盤盈、盤虧和毀損,在查明原因、分清責任、按規定程序報經有關部門批準后,可迅速進行相應的賬務處理,調整存貨賬的實存數,使存貨的賬面記錄與庫存實物核對相符。
  • 全面的盤點查詢統計功能:提供存貨盤點報告表,證明企業存貨盤盈、盤虧和毀損的情況,據以調整存貨實存數的書面憑證,經企業領導批準后,即可作為原始憑證入賬。對盤點的貨物進行明細列示,并可以聯查到盤點日期、盤點人、盤點單據、盤點結果等信息。
4、個性化設計靈活方便
  • 提供調撥業務處理:專注于倉庫之間存貨的轉庫業務或部門之間的存貨調撥業務。
  • 組裝拆卸業務處理:有些企業中的某些商品既可單獨出售,又可與其他商品組裝在一起銷售,這些特殊業務在業務通中都進行了處理。
  • 形態轉換功能:由于自然條件或其他因素的影響,某些存貨會由一種形態轉換成另一種形態,業務通提供了形態轉換貨物的個性化處理功能。
  • 批次管理:對需要批次管理的貨物反映各存貨各批次的收入、發出及結存情況。提供了查詢庫存各存貨各批次的入庫、出庫及最新結存狀況,即查詢各批次的入庫、出庫及結存情況,對各批次進行詳細的跟蹤。
  • 成套件查詢功能:對于需要成套來處理的商品設計了成套件的錄入和查詢,可以隨時查詢成套件庫存情況。
5、出入庫調整最佳業務實踐
  • 出庫入庫業務金額調整:對于入庫貨物或出庫貨物成本與實際業務數據不符的,可以同時進行金額的調整,使帳務處理正確反映實際業務情況。
6、制單管理快速準確
  • 業務快速制單:對于發生的各種業務可同步生成各種憑證。
  • 供應商往來快速制單:根據與供應商往來的核銷、匯兌損益、轉賬、并帳、現結等業務快速生成憑證。
  • 客戶往來快速制單:根據與客戶往來的核銷、匯兌損益、轉賬、并帳、現結等業務快速生成憑證。
三、業務通產品應用特征
  •  適應性:
1.       可以由用戶定義單據項目內容,滿足企業管理需要。
2.       可以由用戶根據企業需要自定義入庫單、發票、賬表的格式。
3.       可以由用戶定義編碼規則,自行定義基礎數據編碼
4.       單據的存貨數量及單價小數位數可由用戶自定義
5.       可以由用戶根據需要調整票據的輸入欄目,自行調整打印輸出格式
6.       可以由用戶自行添加我的賬表
  • 正確、真實、及時性:
1.       加強了數據控制能力。已結算、已記賬的票據不能修改,已出庫的入庫單據不能修改
2.       對于錯結算、錯記賬的單據,可以取消結算、取消記賬,并允許修改單據
3.       用戶可以隨時查詢任意時間段內的賬表
4.       提供強大的溯源功能,可以由統計表查到明細表,由明細表追查到單據
  • 完整性:
1.       支持部門、業務員采購效績考核
2.       支持多幣種訂貨、到貨、發票結算處理
3.       支持雙計量單位核算處理
  • 強制性:
1.       對已月末處理的單據,不能再錄入,只能輸入到下一月份,或者取消該月的月末處理再錄入。已審核的單據不能修改、刪除;已由其它系統記賬處理的單據不能再修改、刪除。
  • 保密性:
1.       提供操作權限管理功能,不同的操作員處理不同的功能
2.       由操作員隨時修改自己的保密口令
3.       提供上機日志,便于檢查系統運行情況
  • 安全性:
1.       事件回卷安全機制,實現不論出現任何意外情況,如斷電等,都能始終保證數據的完整性和一致性。
2.       采用準C/S結構和數據庫加鎖技術,數據安全可靠性進一步提升
  • 可恢復性:
1.       可以由用戶進行后悔操作
2.       由用戶隨時進行數據的硬盤備份和軟盤備份
3.       提供利用備份數據,恢復系統正常運行功能
4.       提供刪除以前年度數據功能,便于騰出硬盤空間
  • 易操作性:
1.       能在錄入單據時將以前單據或相關單據復制到當前單據上,提高錄入速度
2.       對于所有有編碼檔案的欄目,能在錄入單據的欄目時參照錄入
3.       提供操作的在線幫助功能,為用戶隨時提供當前操作幫助,豐富的日積月累,使用時更加得心應手。
  • 界面友好性:
1.       所查即所需,所見即所得。可對顯示出的賬簿欄目進行任意拖放及縮放,使用戶非常方便地改變欄目內容的次序和欄目寬度。提供完備的打印預覽、頁面設置等功能,根據用戶設置紙張的大小自動縮放,并可從屏幕上觀看到打印效果。
  • 開放性:
1.       提供業務取數函數,有利于用戶進行系統的二次開發。用戶可以利用用友財務報表軟件設計、編制一系列綜合報表,滿足企業實際管理需要。
2.       提供按多種格式(如:Excel、文本文件等)的數據引入,引出功能。便于用戶用商用電子表、字處理軟件進行數據再處理。
客戶應用價值體現
  • 應用了業務通產品,企業的采購情況清晰了,庫存流通順暢,銷售部門再也沒有抱怨訂貨不科學。企業可以迅速洞察采購制訂有效合理的采購計劃了,終于告別盲目無序的工作狀態。
1.       采購部門可以動態掌握訂單執行情況及動態反映采購業務情況;可向拖期交貨供應商發催貨函,根據采購發票確認采購入庫成本。
  • 業務通構建了非常完整的采購業務模型,既可按規范的完整流程,又可以按最簡約的流程來處理實際業務,滿足不同用戶需求。
  • 系統強大的業務管理監控功能,理順了業務處理流程,滿足管理規范企業的應用。
  • 業務通提供的全面的庫存與核算管理,使理清貨、成本最小化不再矛盾,倉庫不僅是貨物收發中轉樞紐,更成為公司有效運營的盈利紐帶,原來管好貨物也可以這么輕松。
1.       倉儲部能對全企業范圍內各種貨物,如:商品、材料,產成品按庫存分類進行管理。
2.       主要處理各種出、入庫業務,支持輔助計量單位、批次、保質期等業務的管理,進行庫存安全性控制。
3.       通過對存貨的收發存業務處理,及時動態掌握各種庫存存貨信息;提供各種儲備分析,便于企業進行存貨的控制,從而避免材料積壓占用資金,或材料短缺影響生產。
  • 業務通提供適用于工業企業的材料、產成品核算,商業的商品核算管理。
1.       主要處理存貨收發存業務,掌握存貨耗用情況,及時準確地把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上,動態反映存貨資金的增減變動,提供存貨資金周轉和占用的分析,以降低庫存,減少資金積壓;
2.       可以對采購暫估入庫單進行暫估報銷處理;
3.       與總賬系統一體,可以將單據生成的憑證傳遞到總賬系統,實現財務業務一體化。
  • 業務通提供按照區域、產品(商品)的增長率、期間、排名等等進行多緯度的銷售統計,幫助銷售主管及時了解企業的銷售情況,從而有效調整銷售策略。



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